Se você sente que nunca tem tempo suficiente, provavelmente o problema não está na sua agenda, mas nos processos da sua empresa. O que trava o crescimento não são as grandes decisões estratégicas, mas dezenas de tarefas manuais que podem ser automatizadas e que roubam horas do seu time todos os dias.

A verdade é simples: ainda existem atividades que insistimos em fazer na “mão” porque parecem rápidas, mas que, somadas, custam caro. São aprovações que dependem de e-mails, buscas intermináveis por documentos e lançamentos duplicados em sistemas diferentes. Nada disso gera valor, mas tudo drena energia.

E é justamente aí que está a virada: a maioria dessas tarefas manuais pode ser automatizada agora. Não daqui a 5 anos, não quando a empresa dobrar de tamanho, mas hoje! Segundo um estudo da McKinsey & Company, empresas que adotam automação em suas operações podem aumentar a produtividade em até 45% em cinco anos, tornando cada minuto do time mais estratégico.

A seguir, você vai conhecer 10 tarefas manuais que sua empresa pode automatizar com automação inteligente, recuperando tempo, clareza e produtividade.

Por que ainda insistimos em processos manuais?

Muitas empresas continuam presas a tarefas manuais não por falta de opção, mas por hábito. Existe uma sensação de controle ao “ver tudo acontecendo” e um receio de que a automação substitua pessoas. Na prática, é o contrário: a automação libera as pessoas para funções mais estratégicas. Pelo menos essa é a lógica por trás do uso da IA na automatização.

Esse apego ao retrabalho é como um vício invisível, ele passa despercebido, mas drena energia e impede a inovação. Automatizar tarefas é como tirar o freio de mão da produtividade: de repente, tudo anda com mais fluidez.

Automação e cultura de produtividade: como elas se conectam?

Produtividade não é apenas fazer mais coisas em menos tempo, mas eliminar o que não precisa ser feito. Quando os processos são automatizados, sobra mais espaço para análise, criatividade e decisões inteligentes. A automação impulsiona uma cultura de foco, clareza e autonomia.

Equipes que operam com fluxos claros e automatizados ganham confiança para agir, sem depender de microgestão. Essa mudança transforma a cultura organizacional e posiciona a empresa para crescer de forma sustentável.

A seguir, conheça 10 tarefas manuais que a sua empresa pode automatizar com automação inteligente:

1. Localização e organização de documentos

Seja no digital ou no papel, a falta de organização custa caro. No dia a dia, isso se manifesta em buscas intermináveis por contratos escondidos em e-mails, pastas e servidores ou em armários abarrotados de documentos físicos que ocupam espaço e dificultam acessos.

Com automação de documentos, essa “caça ao tesouro” acaba. Arquivos são digitalizados, indexados e centralizados em um único lugar, acessíveis em segundos, de forma segura e controlada. O resultado é menos tempo perdido procurando informações e mais clareza para decisões rápidas. Segundo a Evalutime, o uso de ferramentas de automação pode reduzir o tempo gasto em tarefas manuais em até 30%, liberando funcionários para atividades mais estratégicas.

2. Padronização de contratos e relatórios

Produzir documentos “do zero” a cada demanda é um convite ao erro e à inconsistência. Modelos automatizados garantem padrão de linguagem, reduzem o número de revisões e eliminam a dependência de colaboradores específicos.

O resultado é uma gestão documental mais ágil, segura e confiável, com todos os registros uniformes, auditáveis e prontos para análise estratégica.

3. Coleta de assinaturas

O ciclo de imprimir, assinar, escanear e reenviar ainda consome dias em muitas empresas. Além de ineficiente, esse processo expõe documentos a riscos de perda e inconsistência.

A automação de assinaturas digitais acelera aprovações, reduz custos com papel e logística e assegura validade jurídica, rastreabilidade e conformidade regulatória.

4. Controle de prazos contratuais e documentais

Planilhas e lembretes isolados não são sistemas de gestão. Cada falha pode gerar multas, perdas contratuais ou descumprimento de normas.

A automação centraliza prazos, gera alertas automáticos e dispara fluxos de renovação e aprovação, garantindo conformidade contínua e evitando riscos legais. Segundo a McKinsey & Company, a implementação de tecnologias de automação pode aumentar a eficiência operacional em até 35%, mantendo a empresa sempre em dia com compromissos críticos.

5. Aprovação de solicitações

Pedidos de compras, férias, reembolsos ou investimentos que circulam apenas por e-mail ou WhatsApp resultam em atrasos, perda de informações e falta de rastreabilidade.

Fluxos digitais automatizados registram cada etapa, envolvem os responsáveis certos e asseguram aprovações rápidas, auditáveis e à prova de esquecimento.

6. Integração de dados entre sistemas

Repetir lançamentos em planilhas, ERPs, CRMs e outros sistemas aumenta o risco de erro e duplicação de trabalho.

A integração de sistemas e fluxos de trabalho elimina redundâncias, cria um fluxo único de dados confiáveis e atualizados em tempo real. Isso permite decisões melhores, diminui falhas e cria um ambiente em que os sistemas trabalham conectados, não isolados.

7. Acompanhamento de indicadores

Consolidar informações manualmente consome energia que deveria ser voltada à análise estratégica.

Com automação de indicadores, a coleta e organização de dados é contínua e imediata, liberando o gestor para interpretar números e tomar decisões embasadas, em vez de perder tempo montando planilhas.

8. Gestão de versões de documentos

Dúvidas sobre “qual é a versão final” de um contrato ou relatório geram retrabalho e riscos de erro.

Sistemas automatizados garantem versionamento controlado, histórico de alterações e acesso ao arquivo correto, preservando a integridade da informação e mantendo todas as partes alinhadas.

9. Distribuição e acompanhamento de tarefas

Quando o gestor precisa cobrar status manualmente, ele se torna um lembrete ambulante, e isso não escala.

A automação distribui atividades de forma clara, notifica responsáveis e atualiza o status em tempo real, permitindo ao líder ter visibilidade estratégica sem microgestão.

10. Gestão de compliance e segurança da informação

Planilhas improvisadas, e-mails soltos e pastas no servidor não garantem conformidade. Isso se traduz em checklists manuais, conferências demoradas e riscos de acesso indevido a dados sensíveis.

Com automação de compliance e segurança, auditorias deixam de ser um pesadelo: registros são invioláveis, relatórios saem instantaneamente e cada documento tem seu acesso controlado por permissões claras e rastreáveis. O resultado é conformidade contínua com LGPD, ISO e normas internas, sem depender de vigilância manual.

Cada uma dessas tarefas parece pequena, mas juntas representam centenas de horas desperdiçadas todos os meses. Automatizá-las não é apenas ganhar velocidade: é recuperar a capacidade de pensar no futuro, em vez de apagar incêndios no presente. É aqui que a solução certa transforma rotina em resultado.

Como começar a automatizar processos na sua empresa

Comece pequeno. Aqui vai um passo a passo prático:

• Mapeie tarefas repetitivas
• Identifique gargalos e desperdícios
• Priorize processos com alto volume e baixo risco
• Escolha uma ferramenta flexível e com suporte consultivo
• Teste com uma equipe piloto antes de escalar

Automatizar não precisa ser complexo: o segredo está em começar pelo simples e evoluir com consistência.

Exemplos práticos de sucesso com automação

• Escritório de advocacia: automatizou controle de prazos e versionamento de contratos, reduzindo 60% do tempo gasto com documentos.

• Empresa de logística: integrou sistemas e eliminou retrabalho em lançamentos, reduzindo erros em 40%.

• Startup de tecnologia: centralizou gestão de documentos e assinaturas, ganhando agilidade nas aprovações internas.

Checklist: a sua empresa ainda está presa no retrabalho?

• Buscas constantes por documentos
• Planilhas com controle de prazos
• E-mails para aprovações simples
• Duplicidade de lançamentos
• Falta de padrão em contratos
• Cobrança manual de tarefas
• Riscos em auditorias

Se você marcou 3 ou mais itens, a automação precisa entrar agora na sua rotina.

iGED™: transforme o retrabalho em produtividade estratégica

O iGED™ da uan® foi criado para eliminar o retrabalho invisível e devolver clareza e controle à sua empresa. Mais do que automatizar tarefas, ele centraliza documentos, organiza fluxos, integra sistemas e garante rastreabilidade e conformidade com LGPD, auditorias e políticas internas, tudo de forma simples e prática.

E não é só tecnologia: o iGED™ vem acompanhado do suporte consultivo e humanizado da uan®, que mapeia gargalos, orienta sobre melhores práticas e garante que a automação funcione de fato no seu contexto.

Em outras palavras, você não recebe apenas uma ferramenta, mas uma infraestrutura que opera por trás do que funciona, liberando tempo, energia e controle para sua empresa prosperar.

Agende uma demonstração e transforme sua empresa.

FAQ: Automação de Tarefas Manuais e Produtividade

1. O que são tarefas manuais que podem ser automatizadas? Tarefas manuais são atividades repetitivas, operacionais ou administrativas que consomem tempo e não agregam valor estratégico, como aprovação de documentos, lançamentos duplicados em sistemas, busca de arquivos e controle de prazos. Automatizá-las aumenta a produtividade e reduz erros.

2. Como a automação de tarefas impacta a produtividade da empresa? Segundo a McKinsey & Company, empresas que adotam automação podem aumentar a produtividade em até 45% em cinco anos. Automatizar tarefas repetitivas libera tempo para atividades estratégicas, diminui retrabalho e garante processos mais confiáveis.

3. Quais setores da empresa podem se beneficiar da automação? Todos os setores podem se beneficiar, especialmente: RH (folhas de ponto, férias, reembolsos), jurídico (contratos e compliance), financeiro (aprovações e relatórios), comercial (pedidos e propostas), TI e operações (integração de sistemas e indicadores).

4. O que é gestão documental inteligente e como ela ajuda? Gestão documental inteligente é o processo de organizar, centralizar e automatizar documentos e fluxos de trabalho digitais. Isso elimina buscas manuais, padroniza processos, reduz riscos de perda de informações e garante conformidade com normas como LGPD e ISO.

5. Qual é a diferença entre automação e apenas usar uma ferramenta digital? Automação não é simplesmente usar ferramentas digitais isoladas. Trata-se de integrar sistemas, criar fluxos inteligentes e padronizar processos, garantindo que cada documento e cada tarefa siga uma trilha rastreável e segura.

6. É possível integrar a automação com sistemas que a empresa já usa? Sim. Plataformas de gestão digital inteligente, como o iGED™ da uan®, permitem integração completa com ERPs, CRMs, sistemas de RH e outras ferramentas, evitando duplicidade de dados e aumentando a confiabilidade das informações.

7. Como a automação ajuda no cumprimento de normas e auditorias? Com automação, prazos e acessos são monitorados de forma contínua, documentos ficam centralizados e rastreáveis, e relatórios de auditoria podem ser gerados instantaneamente. Isso garante conformidade com LGPD, ISO e políticas internas sem depender de conferências manuais.

8. A automação exige uma mudança grande na equipe? Não necessariamente. Com suporte consultivo e humanizado, como o da uan®, a implementação é planejada para se adaptar ao contexto da empresa, capacitando colaboradores e otimizando fluxos sem sobrecarga ou interrupção das operações.

9. Quanto tempo leva para ver resultados com a automação? Empresas que implementam automação de forma estratégica podem perceber ganhos significativos em semanas, desde redução de tarefas manuais até maior eficiência nos processos e tomada de decisão mais rápida.

10. Por que escolher o iGED™ da uan® para automatizar tarefas manuais? O iGED™ não só automatiza tarefas repetitivas, mas também centraliza documentos, integra sistemas, garante conformidade e oferece suporte consultivo e humanizado, entregando controle, clareza e produtividade estratégica para a sua empresa.